Wie früh sollte man einen DJ buchen? Früher, als viele denken

Samstag ist nicht einfach irgendein Wochentag

Wer seine Veranstaltung an einem Samstag plant, sollte mit der DJ-Suche wirklich früh beginnen.

Samstage sind grundsätzlich die beliebtesten Veranstaltungstage. Im Sommer kommt noch ein entscheidender Faktor hinzu: Hochzeiten.

Die meisten Hochzeiten finden am Wochenende statt – und sehr häufig am Samstag. Gleichzeitig liegen in diesen Monaten Sommerfeste, Geburtstage, Jubiläen und viele andere private Veranstaltungen.

Das bedeutet: Viele gute DJs, Musiker und andere Eventdienstleister sind an diesen Tagen lange im Voraus gebucht.

Bei mir persönlich ist das sehr deutlich:

Wer also einen ganz bestimmten DJ oder Künstler haben möchte und gleichzeitig an einen bestimmten Samstag gebunden ist, sollte nicht darauf warten, dass die Veranstaltung bis ins letzte Detail geplant ist.

Den Termin würde ich sichern, sobald Datum und Location feststehen.

Muss ich wirklich ein Jahr vorher meinen DJ buchen?

Nein.

Natürlich kann man auch drei Monate vorher Glück haben. Oder drei Wochen vorher. Vielleicht ist genau der gewünschte DJ zufällig noch frei.

Aber je kurzfristiger die Anfrage kommt, desto kleiner wird schlicht die Auswahl.

Wer früh bucht, muss nicht zwangsläufig einen besseren DJ bekommen. Aber er hat eine größere Auswahl unter den guten DJs, die zu seiner Veranstaltung passen.

Wer sehr spät sucht, muss möglicherweise nehmen, wer an diesem Termin noch verfügbar ist.

Und das würde ich bei einem wichtigen Event nach Möglichkeit vermeiden.

Mein Geheimtipp: Freitag

Wenn man beim Veranstaltungstag etwas flexibel ist, würde ich Freitage unbedingt in Betracht ziehen.

Ein Freitag kann für eine Feier hervorragend funktionieren – und plötzlich sieht die Situation auf dem Künstlermarkt ganz anders aus.

DJs, Sänger, Musiker und Bands, die am Samstag bereits seit Monaten gebucht sind, können am Freitag noch verfügbar sein.

Und nicht nur das: Teilweise sind auch die Konditionen moderater.

Das gilt natürlich nicht für jeden Künstler und jede Veranstaltung. Aber Angebot und Nachfrage spielen auch in unserer Branche eine Rolle.

Wer also unbedingt einen bestimmten Künstler oder einen wirklich guten DJ haben möchte, kann mit einem Freitag wesentlich bessere Chancen haben.

Und Sonntag?

Auch Sonntag wird meiner Meinung nach unterschätzt.

Natürlich eignet er sich nicht für jede Party. Wenn alle Gäste am nächsten Morgen früh zur Arbeit müssen, wird eine wilde Party bis drei Uhr morgens vermutlich schwieriger.

Aber für Veranstaltungen, die früher beginnen, für Sommerfeste, Geburtstage, Familienfeiern oder Events vor einem Feiertag kann Sonntag eine sehr interessante Alternative sein.

Auch hier ist die Verfügbarkeit häufig deutlich besser als am Samstag.

Unter der Woche sieht die Welt plötzlich ganz anders aus

Montag bis Donnerstag ist die Situation wesentlich entspannter.

Natürlich gibt es auch hier stark gefragte Termine – insbesondere bei Corporate Events, Messen oder in der Weihnachtszeit.

Grundsätzlich kann eine DJ-Buchung unter der Woche aber wesentlich spontaner funktionieren.

Wer eine Firmenveranstaltung beispielsweise nicht zwingend auf einen Freitag legen muss, hat mit einem Mittwoch oder Donnerstag häufig eine deutlich größere Auswahl an Künstlern.

Die Weihnachtszeit ist eine eigene kleine Event-Saison

Wer eine Weihnachtsfeier plant, sollte sich von dem Gedanken verabschieden: „Das ist ja erst im Dezember.“

Denn die Wochen vor Weihnachten gehören für viele Event-DJs zu den intensivsten Zeiten des Jahres.

Firmenweihnachtsfeiern konzentrieren sich auf wenige Wochen – und natürlich wollen besonders viele Unternehmen Donnerstag, Freitag oder Samstag feiern.

Dadurch entsteht innerhalb kürzester Zeit eine enorme Nachfrage.

Mein Rat wäre deshalb auch hier: Sobald der Termin der Weihnachtsfeier feststeht, DJ und Künstler anfragen.

Und wenn der Wunsch-DJ an den klassischen Tagen nicht mehr verfügbar ist? Dann kann ein Dienstag oder Mittwoch plötzlich eine hervorragende Lösung sein.

Die Weihnachtsfeier wird nicht schlechter, nur weil sie nicht am Freitag stattfindet.

Und dann gibt es Silvester …

Silvester ist noch einmal eine völlig eigene Kategorie.

Wer für eine Silvesterparty einen guten DJ, Sänger, Musiker oder eine Band buchen möchte, sollte wirklich weit im Voraus planen.

Denn hier gibt es ein Problem, das kein Veranstalter ändern kann: Silvester gibt es genau einmal im Jahr.

Jeder Künstler kann an diesem Abend nur auf einer Veranstaltung sein. Entsprechend schnell sind gefragte Künstler vergeben.

Und ja – wer an Silvester bucht, darf sich häufig auch auf eine deutlich höhere Gage einstellen.

In der Veranstaltungsbranche sind an diesem Abend doppelte Gagen oder deutliche Feiertagsaufschläge keine Seltenheit.

Das ist letztendlich klassische Nachfrage: sehr viele Veranstaltungen, aber jeder DJ und jeder Musiker steht genau einmal zur Verfügung.

Was muss feststehen, bevor ich einen DJ buchen kann?

Viel weniger, als viele denken.

Ich brauche Monate vorher noch keine fertige Playlist. Ich muss auch nicht wissen, welcher Song um 23:17 Uhr gespielt werden soll.

Für eine erste verbindliche Buchung reichen normalerweise die wesentlichen Eckdaten:

Datum, Location, ungefährer zeitlicher Rahmen, Art der Veranstaltung und eine grobe Gästezahl.

Alles andere kann später entstehen.

Musikwünsche, Ablauf, Technikdetails und besondere Programmpunkte können besprochen werden, wenn die Veranstaltung näher rückt.

Deshalb würde ich eine DJ-Buchung nicht unnötig hinauszögern, nur weil die restliche Planung noch nicht fertig ist.

Wie früh sollte man also einen DJ buchen?

Wenn ich eine grobe Orientierung aus meiner eigenen Erfahrung geben müsste:

Sommer + Samstag: möglichst 8–12 Monate vorher, bei einem bestimmten Wunsch-DJ gerne noch früher.

Freitag oder Sonntag: häufig deutlich bessere Verfügbarkeit, trotzdem lieber einige Monate vorher anfragen.

Montag bis Donnerstag: je nach Veranstaltung oft auch relativ kurzfristig möglich.

Weihnachtsfeier: frühzeitig buchen, insbesondere für Donnerstag, Freitag und Samstag im Dezember.

Silvester: so früh wie möglich – und mit einer deutlich höheren Gage rechnen.

Natürlich sind das keine Gesetze. Es gibt immer kurzfristig freie Termine und manchmal wird sogar am nächsten Wochenende noch genau der perfekte DJ verfügbar sein.

Und manchmal ist deshalb die beste Lösung gar nicht, monatelang nach einem freien DJ für Samstag zu suchen.

Sondern die Feier einfach auf Freitag zu legen – und plötzlich wieder die freie Auswahl zu haben.